Istilah perbekalan sering
disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Perlengkapan
kantor adalah semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalarn
proses kegiatan kantor
Tujuan perbekalan :
a)
Meningkatkan
efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi
b)
Mengetahui
barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus
dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki
c)
Mengetahui
barang peralatan milik organisasi secara up
to date melalui daftar inventaris barang
Macam-macam perbekalan :
a)
Perbekalan
gedung
b)
Perbekalan
kantor
c)
Perbekalan
ruang kelas
Macam-macam perbekalan di atas
dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu benda tetap seperti tanah, gedung,
atau peralatan; dan benda tidak tetap, seperti kertas, tinta, kapur, dan
lain-lain.
Bila ditinjau dari segi
peralatannya, perbekalan terdiri dari 4 kelompok, yaitu:
a)
Benda
peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor,
b)
Benda
peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC,
c)
Peralatan
laboratorium, seperti rak dan OHP
d)
Peralatan
lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain-lain.
Bila ditinjau dari segi kegunaannya,
perbekalan terdiri atas benda peralatan untuk kelas dan benda peralatan untuk
kantor. Sedangkan, bila ditinjau dari segi umum yang dipakai instansi,
perbekalan terdiri dari benda tahan lama dan benda habis pakai.
Fungsi-fungsi Perbekalan
a.
Fungsi
Pengadaan
Fungsi ini dilakukan oleh
bagian pengadaan, bertugas dalam bidang pengembangan dan pengawasan terhadap
sistem perbekalan. Fungsi ini meliputi kebijaksanaan, tata kerja, standarisasi,
biaya material, fasilitas, bidang personil, dan bidang latihan perbekalan.
Dalam proses pengadaan barang, seorang pimpinan bagian pengadaan perlu
melakukan langkah-langkah seperti pertimbangan alasan, standarisasi dan
perincian benda, serta pembelian benda.
b.
Fungsi
Iventarisasi
Fungsi ini adalah pencatatan
dan pengurusan pencatatan atas benda-benda milik pemerintah.
c.
Fungsi
Penggunaan dan Pemeliharaan
Bagian ini bertugas mengawasi
rata kerja pebekalan instansi setelah barang bekal diterima dari penjual dan
dari instansi lain. Fungsi ini meliputi pengembangan kebijaksanaan perbekalan
dan pengembangan rencana pemeliharaan perbekalan.
d.
Fungsi
Pengiriman/Pemindahan
Fungsi ini perlu dilakukan
karena untuk mengadakan suatu barang perbekalan dibucuhkan aktivitas
pengiriman. Mengirimkan barang dapat dilakukan dengan jalan darat, laut, dan
udara.
e.
Fungsi
Penyimpanan
Fungsi ini dilakukan agar
benda-benda perbekalan dapat digunakan dalam jangka waktu lama secara maksimal.
f.
Fungsi
Penyingkiran dan Penghapusan Barang
Benda-benda milik instansi
pemerintah perlu diadakan penyingkiran apabila benda-benda itu ternyata
merupakan benda-benda yang telah tua atau rusak, sedang ongkos pemeliharaannya
tidak seimbang dengan penggunaan tersebut, atau benda-benda itu merupakan
benda-benda kelebihan walaupun keadaannya masih baru.
g.
Fungsi
Pengendalian
Pengendalian perbekalan
merupakan suatu proses yang berhubungan dengan pengawasan terhadap kegiatan perencanaan,
pengadaan, penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan, pengiriman, dan
penyingkiran dan penghapusan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar