Perbekalan Tata Usaha

Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor adalah semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalarn proses kegiatan kantor

Tujuan perbekalan :

a)      Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi

b)      Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki

c)      Mengetahui barang peralatan milik organisasi secara up to date melalui daftar inventaris barang

Macam-macam perbekalan :

a)      Perbekalan gedung

b)      Perbekalan kantor

c)      Perbekalan ruang kelas

Macam-macam perbekalan di atas dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu benda tetap seperti tanah, gedung, atau peralatan; dan benda tidak tetap, seperti kertas, tinta, kapur, dan lain-lain.

Bila ditinjau dari segi peralatannya, perbekalan terdiri dari 4 kelompok, yaitu:

a)      Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor,

b)      Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC,

c)      Peralatan laboratorium, seperti rak dan OHP

d)     Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain-lain.

Bila ditinjau dari segi kegunaannya, perbekalan terdiri atas benda peralatan untuk kelas dan benda peralatan untuk kantor. Sedangkan, bila ditinjau dari segi umum yang dipakai instansi, perbekalan terdiri dari benda tahan lama dan benda habis pakai.

Fungsi-fungsi Perbekalan

a.       Fungsi Pengadaan

Fungsi ini dilakukan oleh bagian pengadaan, bertugas dalam bidang pengembangan dan pengawasan terhadap sistem perbekalan. Fungsi ini meliputi kebijaksanaan, tata kerja, standarisasi, biaya material, fasilitas, bidang personil, dan bidang latihan perbekalan. Dalam proses pengadaan barang, seorang pimpinan bagian pengadaan perlu melakukan langkah-langkah seperti pertimbangan alasan, standarisasi dan perincian benda, serta pembelian benda.

b.      Fungsi Iventarisasi

Fungsi ini adalah pencatatan dan pengurusan pencatatan atas benda-benda milik pemerintah.

c.       Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan

Bagian ini bertugas mengawasi rata kerja pebekalan instansi setelah barang bekal diterima dari penjual dan dari instansi lain. Fungsi ini meliputi pengembangan kebijaksanaan perbekalan dan pengembangan rencana pemeliharaan perbekalan.

d.      Fungsi Pengiriman/Pemindahan

Fungsi ini perlu dilakukan karena untuk mengadakan suatu barang perbekalan dibucuhkan aktivitas pengiriman. Mengirimkan barang dapat dilakukan dengan jalan darat, laut, dan udara.

e.       Fungsi Penyimpanan

Fungsi ini dilakukan agar benda-benda perbekalan dapat digunakan dalam jangka waktu lama secara maksimal.

f.       Fungsi Penyingkiran dan Penghapusan Barang

Benda-benda milik instansi pemerintah perlu diadakan penyingkiran apabila benda-benda itu ternyata merupakan benda-benda yang telah tua atau rusak, sedang ongkos pemeliharaannya tidak seimbang dengan penggunaan tersebut, atau benda-benda itu merupakan benda-benda kelebihan walaupun keadaannya masih baru.

g.      Fungsi Pengendalian

Pengendalian perbekalan merupakan suatu proses yang berhubungan dengan pengawasan terhadap kegiatan perencanaan, pengadaan, penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan, pengiriman, dan penyingkiran dan penghapusan.