Perbekalan Tata Usaha 2

Mengidentifikasi bahan, alat, dan perabot yang akan digunakan dalam bekerja

a    Meja kantor

Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat yang berikut :

1)      Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.

2)      Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga tidak menyilaukan mara pegawai yang     memakainya.

3)      Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan.

         Ukuran meja kerja umumnya dapat dibedakan sebagai berikut :

         1)      Meja karyawan

            Meja karyawan idealnya mempunyai ukuran 120 x 80 cm² atau 160 x 80 cm².

         2)      Meja pimpinan

            Ukuran meja pimpinan 130 x 80 cm² atau paling besar 150 x 90 cm2^.

                 Untuk mengatasi sernpitnya meja yang digunakan, para pakar perabot kantor                       menciptakan bentuk huruf L.

b.      Kursi kantor

Syarat-syarat kursi yang baik :

a)      Kursi tersebut dapat diatur tinggi rendahnya

b)      Kursi itu dibuat secara kokoh

c)      Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang

d)     Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang tulang                 punggung karyawan.

c.       Rak surat

d.      Mesin penghancur kertas

e.       Cara pengaturan tata ruang yang ideal

Tata ruang kantor yang ideal merupakan faktor penting yang dapat menentukan kelancaran kegiatan usaha. Tata ruang kantor adalah penyusunan alai-alat kantor pada letak yang cepat serta pengaturan tempat kerja yang dapat menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai. Sedangkan, pengertian tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai keburuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja dengan biaya yang layak. Penataan kantor dapat pula diartikan sebagai penyusunan perabotan dan perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. Ruangan untuk melayani kepentingan publik hendaknya berada dibelakang, hal ini akan menimbulkan gangguan kepada pegawai-pegawai lain karena setiap saat memberikan petunjuk kepada tamu yang mempunyai kepentingan.

Keuntungan dari tata ruang yang baik :

a)      Menjamin kelancaran proses pekerjaan

b)      Mencegah penghamburan tenaga karyawan

c)      Memungkinkan pemakaian ruang kerja yang efisien

d)     Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu

Pedoman dalam menyusun tata ruang kantor yang baik :

a)     Pekerjaan di kantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek

b)     Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir dengan lancar

c)     Segenap ruang dipergunakan secara efisien

d)     Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik

e)     Pihak luar yang datang ke kantor mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut

f)     Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan

Tata ruang kantor yang tepat memiliki 2 macam karakteristik sebagai berikut :

a)    Tata ruang kantor terpisah, yaitu susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam       beberapa satuan yang dibagi-bagi.

b)  Tata ruang kantor yang terbuka, yaitu ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi   semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

      Tetapi, bisa dikatakan bahwa tata ruang kantor terbuka lebih efektif karena

       a)     memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai

       b)     lebih memudahkan hubungan antar para pegawai

       c)     lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara

       d)    jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor tata ruang yang terbuka lebih                mudah menampungnya

Teknik untuk mencapai suatu tata ruang kantor yang baik adalah sebagai berikut :

a)    Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama

b)    Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris

c)  Di antara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas    pegawai yang biasanya berjarak 120 cm

d)    Jarak antara satu meja dengan meja yang di muka/di belakng adalah 80 cm

e)     Pengawas kantor ditempatkan di belakang para pegawainya.

Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor yang tepat :

1)     Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala 1: 40.

2)    Dengan mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor,        hendaknya semua perkantoran dicatat.

3)    Menyusun letak meja-meja kerja untuk para pegawai.

4)   Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi di atas denah.

4 hal yang mempengaruhi pekerjaan kantor, antara lain cahaya, warna, udara dan, suara.