PENGELOLAAN KEGIATAN/EVENT

 

PENGELOLAAN KEGIATAN /EVENT

A.       PENGERTIAN  EVENT

Menurut Any Noor (2013: 8), event merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia, baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggrakan pada waktu tertentu.

Dengan kata lain, event adalah sebuah program yang akan dilakukan secara terencana untuk suatu tujuan. Ragam acara amat banyak bergantung dari ide yang melandasi terlaksananya hal itu. Berbeda dengan kegiatan yang spontan, acara dilakukan berdasarkan rencana yang telah disusun sebelumnya.

Sedangkan event organizer adalah kegiatan profesional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran dan reuni, serta bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan. (Goldblatt, 2013).

B.        JENIS -JENIS DAN KARAKTERISTIK EVENT

1.      BERDASARKAN JENIS ACARA YANG DISELENGGARAKAN

a.         Private Party : Bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi kalangan atas.

b.         Penyelenggara Ulang Tahun : Dari namanya bisa diketahui kalau EO ini ahlinya membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.

c.         Wedding Organizer : Ini adalah EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.

d.         Musik dan Hiburan : Memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.

e.         Brand Activation : EO yang secara spesifik membantu klien mempromosikan brand dalam rangka peningkatan penjualan.

f.          MICE : Singkatan dari meeting, incentive, convention dan exhibition yang khusus bergerak di bidang penyelenggara acara berbentuk pertemuan.

Menurut Any Noor (2013:24) penjabaran mengenai MICE adalah sebagai berikut:

1.      Meeting

Pertemuan atau rapat merupakan kegiatan rutin perusahaan, namun dengan adanya perusahaan tingkat korporasi, kebutuhan meeting akan lebih beragam sehingga kegiatannya perlu mendapat perhatian yang lebih baik dari seorang meeting planner (organisasi atau orang yang melakukan perencanaan untuk penyelenggaraan rapat perusahaan).

2. Perjalanan Insentif

Unsur yang terdapat dalam perjalanan insentif adalah bisnis dan wisata. Pada perjalan insentif, kegiatan bisnis dan pariwisata dilakukan bersama untuk mencapai tujuan perusahaan. Perjalanan insentif sering diberikan untuk pegawai di satu perusahaan karena mereka berprestasi. Dalam perjalanan insentif, unsur wisatanya adalah perjalanan ke destinasi yang memiliki daya tarik untuk dikunjungi, sementara unsur bisnis nya adalah menghadiri kegiatan seperti seminar, workshop atau konferensi.

3.      Conference

 Konferensi adalah mempertemukan orang secara langsung dalam jumlah yang besar untuk berdiskusi mengenai suatu masalah, kasus, negoisasi, membangun hubungan dan jaringan bisnis, meningkatkan performa baik individu ataupun perusahaan. Konferensi biasa diselenggarakan dengan nama lain, seperti summit, assembly, convention, congress, briefing, dan training. Konferensi merupakan event bisnis yang mengedepankan komunikasi baik komunikasi internal (dalam bentuk pertemuan untuk penjualan, seminar, pelatihan, konferensi tahunan) maupun komunikasi dengan audience seperti konferensi pers atau product launching.

4.      Exhibition

 Ekshibisi merupakan event yang tumbuh dan berkembang sangat cepat. Ekshibisi biasanya menampilkan beragam jenis produk perusahaan yang dihadiri oleh banyak pengunjung untuk membeli produk.

Tujuan dari ekshibisi adalah untuk memperkenalkan produk baru perusahaan kepada masyarakat luas. Dengan demikian dampak diselenggarakannya ekshibisi adalah masyarakat mengetahui produk baru perusahaan.

Jenis ekshibisi menurut Any Noor (2013:23) terdri dari:

 ˜ Pameran dagang, bertujuan untuk memperkenalkan produk perdagangan pada masyarakat umum. Saat ini pameran

˜ Pameran dagang khusus dan ekshibisi, berisi pameran produk atau jasa untuk jenis pengunjung tertentu dan dilakukan oleh event organizer yang sudah disewa.

˜ Ekshibisi khusus, berupa pengenalan produk baru perusahaan. Dapat diselenggrakan di dalam atau luar perusahaan seperti exhibition hall atau ballroom hotel. Biasanya pengunjung hanya terdiri dari tamu undangan saja.

g.         One Stop Service Agency : EO yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara berskala internasional

 

2.      BERDASARKAN UKURAN DAN SKALA EVENT

a.      Mega event

Mega event adalah event yang sangat besar, memberikan dampak ekonomi yang besar pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara penyelenggaraan dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai media. Contoh mega event antara lain Olimpiade, Piala Dunia, dan Sea Games

b.      Medium event merujuk pada kegiatan event menengah yang dikunjungi antara serratus ribu orang sampai dengan satu juta pengunjung, berdampak secara nasional.

c.       Mini event merujuk pada kegiatan yang diikuti oleh kurang dari serratus ribu orang pengunjung dan bersifat local.

 

 

3.      JENIS EVENT BERDASARKAN KATEGORI SPECIAL EVENT

a.      Leisure Event

Leisure Event telah berkembang sejak bangsa roma menyelenggarakan kegiatan gladiator. Bentuk leisure event yang ada saat itu adalah berupa pertandingan yang diselenggarakan di Coloseum, Roma, Italia. Pada saat ini, leisure event yang berkembang banyak berdasarkan pada kegiatan keolahragaan. Kegiatan yang sama memiliki unsur pertandingan didalamnya dan mendatangkan banyak pengunjung pada event tersebut. Jenis leisure event antara lain olimpiade, world cup, formula one dan tour de France.

b.      Personal Event

Personal event adalah segala bentuk kegiatan yang di dalamnya terlibat anggota keluarga atau teman. Banyak aspek kehidupan masa kini telah merubah bentuk asli kegiatan personal event, misalnya pesta ulang tahun, resepsi sunatan, reuni keluarga, arisan dan pesta pernikahan.

c.       Cultural Event

Event budaya adalah event atau acara yang diselenggarakan oleh suat pihak untuk merayakan sebuah tradisi atau adat istiadat yang dilakukan pada suatu periode tertentu sebagai suatu bentuk rasa syukur atau bertujuan untuk memperkenalkan kebudayaan suatu suku kepada orang lain guna menarik perhatian pengunjung. Contoh dari cultural event di Yogyakarta adalah; Grebeg Maulud, Bekakak, Jathilan, Wayang Kulit, Sendratari Ramayana dan lain – lain

d.      Organizational Event

Menurut Any Noor (2013:24), orgnanizational event atau event bisnis sering dilakukan oleh perusahaan atau instansi. Ciri dari event ini adalah adanya peningkatan pendapatan pada perusahaan atau daerah. Selanjutnya Any Noor menjelaskan bahwa jenis event bisnis adalah meeting, incentive, conference dan exhibition (MICE).

4.      KARAKTERISTIK EVENT

a.      Keunikan

Kunci suksesnya sebuah event adalah pengembangan ide. Setiap event harus memiliki sesuatu yang berbeda dengan event lain.

b.      Perishability

Setiap event yang diselenggarakan tidak akan pernah sama. Dua event yang sama diselenggarakan pada waktu dan tempat yang sama pastinya tidak akan menghasilkan event yang sama pula. Perishability berhubugan dengan penggunaan fasilitas untuk penyelenggaraan event.

c.       Intangibility

 yang tertinggal di benak pengunjung adalah pengalaman yang mereka dapatkan dari penyelenggaraan event. Hal ini merupakan tantangan untuk merubah bentuk pelayanan intangibility menjadi sesuatu yang berwujud, sehingga sekecil apapun wujud yang digunakan dalam event mampu mengubah persepsi pengunjung

d.      Suasana dan Pelayanan

Event yang dilangsungkan di saat suasana yang tepat akan menghasilkan sukses besar, tetapi sebaliknya kegagalan event dihasilkan karena suasana yang tidak tepat.

e.      Interaksi personal

Interaksi personal dari pengunjung merupakan kunci sukses penyeleggaraan event. Misalnya pada event “Parade Musik Pendidikan Administrasi Perkantoran Tahun 2017”, penonton/pengunjung dilibatkan untuk ikut menyanyi walaupun hanya satu lagu, tetapi suasana dapat dibangun dan mereka berkontribusi pada terselenggaranya event tersebut

 

C.      Dalam menghadapi sebuah event, umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan, yaitu :

1.      Pra Produksi (Planning)

Tahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari :

a.         Menerjemahkan ide menjadi sebuah konsep

b.         Pembentukan tim dan pembagian kerja/tugas masing-masing

c.         Penyusunan konsep kreatif, budgeting, rundown, talent, artistik & desain

d.         Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi, target pasar, audience dan lain-lain.

e.          Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event

f.           Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing dan lain-lain

2.      Produksi ( Excecution)

Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak. Koordinasi antar bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung dengan persiapan pada Pra Produksi yang matang. Namun kadangkala apa yang direncanakan dalam Pra produksi seringkali berbeda dengan apa yang dihadapi. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Sehingga membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi. Pada tahap produksi hal -hal yang dilakukan dalam sebuah penyelenggaraan acara adalah:

a.         Kesiapan pengisi acara

b.         Kesiapan perlengkapan

c.         Kesiapan pengamanan

d.         Kesiapan kru

e.         Proses event sesuai dengan rundown

3.      Pasca produksi

Tahap pasca produksi adalah tahapan dimana event organizer mempertanggungjawabkan pekerjaannya secara tertulis. Pada tahap ini ,hal -hal yang dilakukan adalah :

a.         Evaluasi

b.         Pembuatan laporan

 

 

 

 

 

 

 

Daftar Pustaka

 Danang Setyabudi, S.E dan Dr. Suranto,S.T.,M.M . Perencanaan Bisnis SMK/MAK Kelas X. 2018 Penerbit ANDI Yogyakarta

      http://staffnew.uny.ac.id/upload/197912032015042001/pendidikan/PERTEMUAN%2

      https://adproindonesia.wordpress.com/2008/11/11/tahapan-dalam-pelaksanaan-sebuah-event/